A modern munkahelyen az e-mailek megfogalmazása időigényes feladat lehet, különösen érzékeny témák, mint kérések vagy tárgyalások kezelésekor. Ennek megoldására a szakemberek most már mesterséges intelligencia (AI) eszközökhöz fordulnak az e-mail kommunikációjuk optimalizálása érdekében. Ezek az AI rendszerek nemcsak napról napra egyre kifinomultabbak, de egyre nagyobb elérhetőséggel is rendelkeznek, sok ingyenes AI szolgáltatás áll rendelkezésre a részletgazdag vállalati e-mailek generálásához.
AI az E-mail Termelékenységének Növelésére
Az ‘Microsoft Copilot’, ‘Gemini’, ‘ELYZA LLM for JP’, ‘3-second Keigo’ és ‘ChatGPT’ nevű AI szolgáltatások ígéretes megoldásokat kínálnak arra, hogy gyorsan generáljanak vállalati e-maileket, melyek írásuk hagyományosan akár 30 percet is igénybe vehetnek. Ezek az eszközök nagy nyelvi modelleket használnak az input kifejezések értelmezésére és az e-mailek kívánt stílusban és tartalommal történő megfogalmazására, célul tűzve ki a világos, hatékony és hibamentes kommunikációt.
Minden AI eszközt átvizsgáltak annak érdekében, hogy értékeljék az e-mail generálásához szükséges átlagos időt, a szükséges elégedett vázlatok létrehozásához szükséges kísérletek számát, valamint az összes szükséges ellenőrzéssel eltöltött időt. Bár az idő és a kísérletek eltérőek voltak, világosan látszott, hogy az AI jelentősen csökkenti a hagyományosan az e-mail írásához szükséges erőfeszítést és időt.
Például a ‘Microsoft Copilot’ GPT-4-et alkalmaz az OpenAI-tól, amely tendenciája szerint hasonló összetételt produkált az ismételt inputokkal, ez mutatja az ötletek változatosságának szükségét különböző eredmények eléréséhez. A szolgáltatás képességet mutatott arra, hogy tisztelettudó e-maileket készítsen a címzettel fenntartott kapcsolat ügyelmes figyelembevételével.
AI Használata A Bonyolult Üzenetek Közvetítésére
Az olyan kifejezések megadása, mint „kedvezménykérés”, „az jó kapcsolatunk miatt megadva”, és „egy alkalommal történő megfontolás” lehetővé tette az algoritmusoknak, hogy olyan e-maileket készítsenek, amelyek kiemelik a fontos üzleti partnerek számára tett különleges engedményeket, miközben utalnak a folyamatos pozitív tranzakciókra vonatkozó várakozásra is.
Ahogy az AI technológiák fejlődnek, növekszik a potenciáljuk a szakmai kommunikáció feljavítására. Azonban még ezzel a támogatással is óvatosság ajánlott – a felhasználóknak ébernek kell maradniuk, és megerősíteniük kell az e-mail ellenőrzését a pontosság érdekében, mielőtt bármilyen AI segítségével készített e-mailt elküldenének. Ezek az eszközök kiegészítők, és szükségük van egy éleslátó emberi szemre, hogy biztosítsák az üzenet végleges pontosságát és annak céljának megfelelő megfelelőségét.
Fontos Kérdések és Válaszok:
K: Mi az AI segítésével létrehozott e-mail készítő eszközök, és hogyan működnek?
V: Az AI segítésével létrehozott e-mail készítő eszközök olyan szoftveralkalmazások, melyek mesterséges intelligenciát, különösen a természetes nyelvi feldolgozást (NLP) használják az e-mailek generálására vagy szerkesztésére. Nagy nyelvi modellekkel működnek, amelyek értelmezik a felhasználó bevitelét, például témákat vagy kulcspontokat, és koherens és kontextusban megfelelő e-mail vázlatokat készítenek, amelyeket a felhasználó finomíthat.
K: Tudják-e az AI eszközök garantálni a hibamentes és tökéletesen jól árnyalt e-maileket?
V: Habár az AI eszközök azt célozzák, hogy világosak, hatékonyak és többnyire hibamentesek legyenek az e-mailek, nem tévesíthetetlenek. Az általuk generált e-maileknek továbbra is emberi ellenőrzésre van szükség a nyanszok, ténybeli pontosság és az üzenet az elküldő szándékával való összehangolás érdekében.
K: Vannak-e biztonsági vagy adatvédelmi aggályok az AI segítésével létrehozott e-mail készítő eszközök használatakor?
V: Igen, az AI eszközök használatakor aggodalmak merülhetnek fel az információ bizalmasságával kapcsolatban, mivel ezeknek a szolgáltatásoknak megadott adatok lehetséges tárolása vagy modell tanításra használása. A felhasználóknak óvatosnak kell lenniük, és át kell olvasniuk az AI eszközök adatvédelmi irányelveit mielőtt érzékeny üzleti kommunikációkat megosztanának.
Kihívások vagy Viták:
– Autenticitással Kapcsolatos Aggodalmak: Az AI által generált e-mailek hiányozhatnak a személyes hangtól, ami befolyásolhatja az ügyfélkapcsolatokat, ahol a személyre szabás kritikus fontosságú.
– Adatvédelem: Némely felhasználók aggodalmuknak adtak hangot a közleményeik tárolása és felhasználása miatt az AI e-mail eszközök által, szikrázva a beszélgetéseket az adatvédelem és adatvédelem terén.
– Függőség és Készségvesztés: Az AI túlzott használata az e-mail készítésre hozzájárulhat a szakmaírók saját írási készségeinek és kritikai gondolkodásának hanyatlásához.
Előnyök és Hátrányok:
Előnyök:
– Időmegtakarítás: Az AI jelentősen csökkenti a bonyolult vagy rutinszerű e-mailek írásához szükséges időt.
– Konzisztencia: Ezek az eszközök segíthetnek fenntartani egy konzisztens hangnemet és stílust az e-mailekben.
– Hozzáférhetőség: Sok AI szolgáltatás ingyenes vagy alacsony költségű, így széles körben elérhetőek.
– Hibák Csökkentése: Az AI segíthet minimalizálni a nyelvtani és szintaktikai hibákat a szakmai kommunikációban.
Hátrányok:
– Potenciális pontatlanság: Megfelelő fellegzetesség nélkül az AI által generált e-mailek tartalmazhatnak kontextuális pontatlanságokat.
– Személyre szabatlanság: Az AI nem biztos, hogy rögzíti az elküldő egyedi hangját, vagy alkalmazkodik a személyes kapcsolatok finomságaihoz.
– Biztonsági Kockázatok: Lehetséges kockázatot jelent az adatvédelmi sérelem vagy a bizalmas információkhoz való jogosulatlan hozzáférés az AI által használt.
További információkért az AI technológiákra, amelyek hasznosak lehetnek a vállalati kommunikációban vagy az e-mail készítésben, látogasson el az OpenAI weboldalra, amelyhez hozzáférést biztosít előrehaladott AI modellekhez, mint például a GPT (jelenleg a negyedik iterációban, GPT-4). Kérjük, győződjön meg az AI eszköz adatvédelmi irányelveinek és felhasználói szerződéseinek alapos átvizsgálásáról, mielőtt beépítené azokat a workflow-jába.
The source of the article is from the blog oinegro.com.br