Introductie
Vergaderingen vormen een essentieel onderdeel van ons werkende leven, maar ze leiden vaak tot een afname in productiviteit. Met de opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) tools vinden bedrijven innovatieve manieren om vergaderingen meer gefocust, efficiënt en inclusief te maken. Deze tools kunnen het maken van notities vereenvoudigen, vergadersamenvattingen bieden en zelfs namens deelnemers vergaderingen bijwonen. In dit artikel zullen we de impact van AI tools op productiviteit in vergaderingen verkennen en hoe ze naadloos integreren in bestaande werkstromen.
Verstoring van Productiviteit door Vergaderingen
Net zoals Zoom’s AI-assistent werkt, streeft Microsoft’s Copilot voor Microsoft 365 ernaar vergaderingen te transformeren tot meer productieve ervaringen. Toegepast op alle Microsoft 365-apps, waaronder Word, Excel, PowerPoint en Outlook, heeft Copilot aan populariteit gewonnen onder Teams-gebruikers. Microsoft’s onderzoek onthulde dat mensen in het begin van 2023 drie keer zoveel Teams-vergaderingen hadden in vergelijking met februari 2020, wat benadrukt dat er behoefte is aan efficiëntere vergaderingen. Copilot stelt gebruikers in staat vragen te stellen, bijdragen samen te vatten, actiepunten op te sommen en vergadernotities te genereren. Microsoft’s data toont aan dat de inhaaltijd voor gemiste vergaderingen vier keer sneller is wanneer Copilot wordt gebruikt. Bovendien vergemakkelijkt Copilot meer inclusieve vergaderingen door gastheren te helpen bij het identificeren van deelnemers die nog niet hebben gesproken en het suggereren van vragen voor deelnemers die moeite hebben met bijdragen.
Naadloze Integratie
De echte waarde van AI tools ligt in hun vermogen om naadloos te integreren in bestaande werkstromen, waardoor de last van het beheren van meerdere kanalen wordt verlicht. Bijvoorbeeld, Avoma.ai biedt een oplossing voor het opnemen en transcriberen van vergaderingen. De tool kan automatisch transcripties en samenvattingen verzenden naar platforms zoals customer relationship management (CRM) software HubSpot. Door workflow-uitdagingen aan te pakken, dragen AI tools bij aan verbeterde productiviteit. Een ander voorbeeld is Loom, een videomessagingplatform dat gebruikers in staat stelt opgenomen video’s van hun schermen, camera’s en microfoons te delen met teamleden. Door Atlassian overgenomen voor $1,5 miljard, helpt Loom de noodzaak van vergaderingen te verminderen door beknopte updates te bieden. Met Loom kunnen internationale teams conflicten in planning overwinnen en individuen kunnen hun werkdagen efficiënter structureren.
De Toekomst van Werk
Bryan Williams, oprichter van Hockey Stick Advisory, benadrukt het belang van het prioriteren van output en uitkomsten boven werkuren. Het omarmen van AI tools komt overeen met deze overtuiging, aangezien ze productiviteit ontgrendelen door processen te stroomlijnen en tijdbeheer te optimaliseren. Williams maakt gebruik van Avoma.ai en Loom om vergaderingsefficiëntie te verbeteren en flexibiliteit te bieden aan zijn team. Deze tools stellen hem in staat zich te concentreren op belangrijke taken terwijl updates en informatie toegankelijk zijn voor alle teamleden.
FAQ
1. Hoe verbeteren AI tools de productiviteit in vergaderingen?
AI tools zoals Copilot en Avoma.ai bieden functies zoals geautomatiseerde notities, vergadersamenvattingen en transcripties. Ze stroomlijnen processen, besparen tijd en vereenvoudigen samenwerking.
2. Kunnen AI tools vergaderingen namens deelnemers bijwonen?
Ja, sommige AI tools, zoals de “mij vertegenwoordigen” functie in Google Meet, kunnen namens deelnemers deelnemen aan vergaderingen. Ze leveren berichten en zorgen ervoor dat automatische samenvattingen worden ontvangen, zelfs wanneer de deelnemer niet aanwezig kan zijn.
3. Hoe maken AI tools vergaderingen meer inclusief?
AI tools zoals Copilot kunnen deelnemers identificeren die nog niet hebben gesproken, waarbij de vergaderingshost wordt aangespoord hen de kans te geven bij te dragen. Bovendien kunnen deelnemers die moeite hebben met praten aan AI tools vragen om suggesties voor vragen.
4. Kunnen AI tools de samenwerking tussen internationale teams verbeteren?
Ja, AI tools zoals Loom helpen internationale teams door hen in staat te stellen video-updates op te nemen die op elk moment kunnen worden bekeken. Dit elimineert de noodzaak om vergaderingen in te plannen over verschillende tijdzones.
5. Zijn AI tools de toekomst van werk?
AI tools spelen een belangrijke rol in het vormgeven van de toekomst van werk. Hun vermogen om productiviteit te verbeteren, werkstromen te stroomlijnen en output boven werkuren te prioriteren, sluit aan bij de veranderende dynamiek van de werkplek.
Bronnen:
– [Microsoft Insights](https://www.microsoft.com)
– [Avoma.ai](https://www.avoma.com)
– [Loom](https://www.loom.com)
The source of the article is from the blog lokale-komercyjne.pl